Digitalisering fylder mere og mere i arbejdslivet, og flere virksomheder sigter i dag efter et papirløst kontor. Dog spiller scannings- og printerløsninger stadig en stor rolle i mange virksomheder, der printer og kopierer dokumentationer, kontrakter og fakturaer.
Når det kommer til print og scanning er det helt afgørende, at din virksomhed kender til reglerne inden for GDPR, databeskyttelsesloven og bogføringsloven, så du sikrer dig, at du lever op til kravene om håndtering og sikring af persondata.
I denne artikel giver vi dig et nemt og hurtigt overblik over de forskellige love og regler, samt hvordan du nemt kan sikre dig, at du lever op til dem.
”Noget af det vi hjælper vores kunder allermest med lige nu, er overholdelse af GDPR og dokumentering af data. Generelt vil det blive en større udfordring for mange virksomheder at holde styr på de forskellige lovgivninger – og med den nye bogføringslov, hvor alle bilag skal digitaliseres, er der endnu mere de skal tage stilling til”
Peter Henningsen
Key Account Manager og rådgiver på printerløsninger, Comby
Hvad er GDPR, databeskyttelsesloven og bogføringsloven?
Her får du et hurtigt overblik over tre love, du bør forholde dig til, hvis du benytter dig af en scannings- og printerløsning på kontoret.
GDPR
GDPR står for General Data Protection Regulation. GDPR, der også kaldes databeskyttelsesforordningen, er en EU-forordning, der har til formål at beskytte persondata og personers rettigheder i forbindelse med behandling af persondata. GDPR trådte i kraft i 2018, og erstattede i Danmark persondataloven.
Databeskyttelsesloven
Databeskyttelsesloven trådte i kraft i 2018, og er en dansk lov, der fungerer som en supplering til GDPR. Databeskyttelsesforordningen gør det nemlig muligt, at en national ret kan tilpasse anvendelsen af GDPR. Databeskyttelsesloven indeholder blandt andet bestemmelser vedrørende behandling af personnumre og behandling af persondata i ansættelsesforhold.
Bogføringsloven
Den nye bogføringslov blev vedtaget i maj 2022, og den stiller krav til digital bogføring og digital opbevaring af bogføring og bilag, samt hvordan og hvor længe det skal opbevares. Bogføringsloven stiller også krav til, at virksomheder skal opbevare og have backups af bogføring og regnskabsmateriale digitalt. Har din virksomhed ikke en allerede nu en digital løsning til bogføring, bør I stærkt overveje det.
Et dokumenthåndteringssystem gør det nemmere at leve op til GDPR-regler og bogføringsloven
Uanset hvilken scanner og printerløsning du har, kan du ikke komme udenom at tage stilling til dokumenthåndtering. Som virksomhed er det dit ansvar at overholde gældende GDPR-regler og at håndtere persondata korrekt. For at gøre det nemmere at overholde GDPR, databeskyttelsesloven og bogføringsloven kan du som virksomhed benytte dig af et dokumenthåndteringssystem. Du bør overveje at investere i en printerløsning, der er kompatibel med software til dokumenthåndtering, da dette vil sikre dig:
- At du overholder bogføringsloven og krav til digital bogføring ved hjælp af styring af print og scanning i skyen.
- At du overholder GDPR-regler og databeskyttelsesloven, da du får adgang til dokumentation på persondata, og overblik over hvem der har printet og scannet, samt hvad der er printet og hvornår.
- Fortrolighed ved printjobs i kø, der først printes når den rette person identificerer sig ved printeren.
Læs mere om Combys printerløsninger og dokumenthåndteringssystemer her.
